Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – bis 2026 soll alles papierlos laufen
Anna Fuchs
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – bis 2026 soll alles papierlos laufen
Verwaltung der Stadt Bielefeld startete 2017 die Digitalisierung interner Arbeitsabläufe
Die Bielefelder Stadtverwaltung begann 2017 damit, ihre internen Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Ziel war es, papierbasierte Akten und den klassischen Postverkehr durch elektronische Dateien zu ersetzen. Für das Dokumentenmanagement und als zentrale Informationsdrehscheibe kommt das System nscale eGov des Anbieters Ceyoniq zum Einsatz.
Mittlerweile wird die Plattform in zahlreichen Behörden genutzt. Aktuell arbeiten 23 kommunale Einrichtungen vollständig mit dem System, und bis 2026 sollen weitere folgen.
Ursprünglich sollte ein digitales Aktenmanagement eingeführt werden, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Physische Unterlagen wurden durch elektronische Dateien ersetzt, was langsame, manuelle Prozesse überflüssig machte. Mitarbeiter können nun schneller auf Informationen zugreifen, während digitale Aktenschränke die Dokumente sicher speichern.
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Jede Abteilung kann ihr eigenes Klassifizierungssystem anpassen. Die E-Akten bieten umfangreiche Verschlagwortungsmöglichkeiten, sodass die Fachbereiche Daten nach ihren Bedürfnissen organisieren können. Zugriffsrechte werden entsprechend den organisatorischen Anforderungen vergeben, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
2020 verlagerte das Projekt seinen Fokus, um die Einführung zu beschleunigen. Spezialisierte Anwendungsintegrationen wurden vorläufig zurückgestellt. Wie Projektleiter Peter Sawatzky erklärte, hatten frühe Versuche von Pilotabteilungen, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, den Fortschritt gebremst. Stattdessen setzte man auf einen stärker standardisierten Ansatz.
Aktuell stellen das Gesundheitsamt und die Bauaufsichtsbehörde im Rahmen von Parallelprojekten auf nscale eGov um. Immer mehr Behörden beantragen mittlerweile Erweiterungen – ein Zeichen für das wachsende Vertrauen in das System. Bis Ende 2026 soll die E-Akte in der gesamten Verwaltung eingeführt sein.
Die Digitalisierungsinitiative hat veraltete papierbasierte Verzögerungen beseitigt und die Effizienz deutlich gesteigert. Mit 23 bereits angeschlossenen Behörden werden in den kommenden Jahren weitere Fachbereiche folgen. Das Projekt bleibt damit auf Kurs für die vollständige Umsetzung bis 2026.
